Sekretariat
Sekretariat sestavlja ekipa sedmih uradnikov:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Şenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett je odgovoren za organizacijsko in operativno podporo podjetja IMPEL’s. Njegove glavne naloge so načrtovanje, usklajevanje in spremljanje sestankov upravnega odbora in GA. Pri svojem delu podpira predsednika in podpredsednika. V sodelovanju z upravnim odborom, vodji strokovnih skupin, projektnim in finančnim referentom pomaga pri pripravi zahtevkov za donacije in poročil. Koordinira delo sekretariata ter povezuje in upravlja dobavitelje blaga in storitev. Usklajuje tudi dejavnosti z drugimi ustreznimi mrežami za okoljsko skladnost.
Pinar Topkaya je odgovoren za vodenje projektov. Odgovorna je za nadzor projektnega portfelja in dejavnosti ter pripravo načrtov upravljanja za projekte IMPEL. Vzpostavlja načrte za obvladovanje tveganj ter skrbi za poročanje in nadzor nad spremembami. Strokovnim skupinam nudi podporo pri oblikovanju njihovih delovnih načrtov. Zagotavlja pravočasno spremljanje in poročanje o napredku projekta ter pripravlja strokovna poročila za poročanje o nepovratnih sredstvih IMPEL’s. Podpira vodje projektov pri nadzoru stroškov v sodelovanju s finančnim uradnikom.
Fotini Stamati je odgovoren za splošne administrativne podporne storitve. Upravlja postopek izkazovanja interesa (MoI) in dostop članov do intraneta ter vzdržuje posodobljen seznam stikov. Nacionalnim koordinatorjem, upravnemu odboru in organizacijam članicam posreduje ustrezne informacije. Podpira intranetno komunikacijo za odbor, odbore, projekte in dejavnosti v omrežju. Zagotavlja podporo pri vzpostavljanju videokonferenc in postopkov registracije za sestanke IMPEL ter upravlja koledar IMPEL.
Grit Mohr in Claudia Wunderlich sta ekipa za finančno administracijo in upravljanje. To vključuje pripravo proračuna, nadzor stroškov, upoštevanje nacionalnih in mednarodnih finančnih predpisov, spremljanje vseh finančno pomembnih pogodb, pripravo in izvajanje notranjih in zunanjih revizij, finančno poročanje pravnemu organu IMPEL in tudi EU. Finančna ekipa je odgovorna tudi za zagotavljanje vse s financami povezane dokumentacije EU za vloge za donacije in zahtevke za plačila, ustrezna pogajanja in poročanje EU in davčnemu uradu, pa tudi za finančno podporo pri upravljanju človeških virov in podporo organizaciji pri skladnosti z GDPR.
Eleni Belmpa je v podjetju IMPEL odgovorna za upravljanje in podporo potovanj in dogodkov. Odgovorna je za pripravo, organizacijo in upravljanje virtualnih in hibridnih fizičnih dogodkov IMPEL, vključno s konferencami, sestanki in skupščinami. Razvija tudi standardizirane sestavine dogodkov, kot so obrazci, kontrolni seznami in vzorčna sporočila, ki se lahko uporabljajo za vse dogodke.
Sophie Moritz se je od januarja 2022 za šest mesecev pridružila podjetju IMPEL kot stagiaire. Sodelovala bo pri različnih dejavnostih in se seznanila z vlogo mreže. Osredotočila se bo na pomoč pri oblikovanju novega spletnega mesta in delo pri organizaciji potovanj.
Şenay Arslan je odgovoren za razširjanje rezultatov projekta IMPEL. Sodeluje z vodji projektov, vodji strokovnih skupin in odborom pri izboljšanju razširjanja rezultatov projekta, kot so smernice, knjige zgodb, kontrolni seznami, priročniki, izvlečki, obrazci in dokumenti. Podpira študije za razvoj praktičnih gradiv za samoučenje, e-učenje in usposabljanje ali drugih orodij iz rezultatov dejavnosti IMPEL. Senay prispeva tudi k razvoju spletnega mesta IMPEL za optimizacijo rezultatov dejavnosti IMPEL, da bi bili bolj primerni kot gradiva za samoučenje, učenje in usposabljanje ali druga orodja.