Secretariat
Secretariatul este alcătuit dintr-o echipă de șapte funcționari:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Șenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett este responsabil de sprijinul organizațional și operațional al IMPEL’s. Sarcinile sale principale sunt planificarea, coordonarea și urmărirea reuniunilor Consiliului de administrație și ale AG. El sprijină președintele și vicepreședintele în activitatea lor. Ajută la redactarea cererilor de finanțare și a rapoartelor în colaborare cu Consiliul de administrație, cu liderii echipelor de experți, cu ofițerii financiari și de proiect. Coordonează secretariatul și stabilește legături și gestionează furnizorii de bunuri și servicii. De asemenea, coordonează activitățile cu alte rețele relevante privind conformitatea cu mediul.
Pinar Topkaya este responsabilă de gestionarea proiectelor. Ea este responsabilă de supravegherea portofoliului de proiecte și a activităților și de stabilirea planurilor de gestionare pentru proiectele IMPEL. Ea stabilește planuri de gestionare a riscurilor și asigură raportarea și controlul modificărilor. Ea sprijină echipele de experți în stabilirea planurilor lor de lucru. Asigură monitorizarea și raportarea în timp util a progresului proiectelor și redactează rapoarte tehnice pentru rapoartele de finanțare ale IMPEL. Sprijină responsabilii de proiect pentru controlul costurilor, în colaborare cu responsabilul financiar.
Fotini Stamati este responsabilă de serviciile generale de asistență administrativă. Ea gestionează procesul de manifestare a interesului (MoI) și accesul membrilor la intranet și menține o listă de contacte actualizată. Ea distribuie informații relevante coordonatorilor naționali, consiliului și organizațiilor membre. Sprijină comunicarea intranet pentru consiliu, comitete, proiecte și activități către rețea. Oferă sprijin pentru instituirea de videoconferințe și proceduri de înregistrare pentru reuniunile IMPEL și gestionează calendarul IMPEL.
Grit Mohr și Claudia Wunderlich alcătuiesc echipa pentru administrarea și gestionarea financiară. Aceasta include elaborarea bugetului, controlul costurilor, respectarea reglementărilor financiare naționale și internaționale, monitorizarea tuturor contractelor financiare relevante, pregătirea și efectuarea auditurilor interne și externe, raportarea financiară către organismul legal al IMPEL și, de asemenea, către UE. Furnizarea către UE a întregii documentații financiare aferente cererilor de finanțare și a cererilor de plată, negocierea și raportarea corespunzătoare către UE și Fisc sunt, de asemenea, în responsabilitatea echipei financiare, precum și sprijinul financiar pentru gestionarea resurselor umane și sprijinirea organizației în ceea ce privește respectarea GDPR.
Eleni Belmpa este responsabilă cu gestionarea și susținerea călătoriilor și evenimentelor în cadrul IMPEL. Ea este responsabilă de pregătirea, organizarea și gestionarea evenimentelor virtuale și fizice hibride ale IMPEL's, inclusiv conferințe, reuniuni și adunări generale. De asemenea, ea dezvoltă componente standardizate pentru evenimente, precum formulare, liste de verificare și modele de comunicare, care pot fi utilizate pentru toate evenimentele.
Sophie Moritz s-a alăturat IMPEL în calitate de stagiaire pentru o perioadă de șase luni, începând cu ianuarie 2022. Ea va fi implicată în diverse activități și se va familiariza cu rolul rețelei. Ea se va concentra pe contribuția la crearea noului site web și pe organizarea călătoriilor.
Șenay Arslan este responsabilă pentru diseminarea rezultatelor proiectului IMPEL. Ea colaborează cu managerii de proiect, cu liderii echipelor de experți și cu Consiliul de administrație în vederea îmbunătățirii diseminării rezultatelor proiectului, cum ar fi orientări, cărți de povești, liste de verificare, manuale, rezumate, formulare și documente. Ea sprijină studiile pentru dezvoltarea de materiale practice de autoinstruire, e-learning și formare sau alte instrumente din rezultatele activității IMPEL. Senay contribuie, de asemenea, la dezvoltarea site-ului web IMPEL pentru a optimiza rezultatele activității IMPEL pentru o mai bună adecvare ca materiale de autoinstruire, învățare și formare sau alte instrumente.