Waarborging van de naleving door middel van systemen voor het beheer van de naleving door het bedrijf

Projectbeschrijving en doelstellingen

In veel landen staan industriële bedrijven onder toezicht van autoriteiten die regelmatig inspecties uitvoeren en andere “traditionele” nalevingscontroles uitvoeren zoals het beoordelen van emissieverslagen. Maar hoe effectief en efficiënt zijn deze outputgerichte toezichtactiviteiten in termen van het bereiken van een goede naleving van de milieuwetgeving of zelfs milieuprestaties die verder gaan dan naleving?
Uit eerdere IMPEL-projecten is gebleken dat een slim gebruik van het vermogen van bedrijven om hun risico's te beheersen met behulp van beheersystemen aanzienlijk kan bijdragen tot de effectiviteit en de efficiëntie van het overheidstoezicht. Dit lijkt vooral te gelden voor relatief grote en complexe ondernemingen waarvan de processen potentieel risicovol zijn voor het milieu. Er zijn vrij sterke aanwijzingen dat, indien het toezicht onder de juiste voorwaarden en op passende wijze gebruik maakt van EMS'en/CMS'en, de volgende twee doelstellingen kunnen worden bereikt:

1. Het toezicht kan effectief worden aangepast aan het niveau van naleving dat een onderneming heeft bereikt, indien dit niveau wordt ondersteund door empirisch onderbouwde gegevens over de naleving die beschikbaar zijn voor de bevoegde toezichthoudende autoriteiten in de EU-lidstaten.
2. Strategieën en middelen om ondernemingen aan te moedigen de naleving van de regelgeving en het risicobeheer structureel en duurzaam te verbeteren.

Fase I

Het eerste project is gestart in 2011. De uitkomsten zijn het resultaat van een onderzoek naar internationale mogelijkheden en leerprocessen op het gebied van compliance assurance via company compliance management systems (CMS's). Bedrijfs-CMS'en worden gedefinieerd als bedrijfsinterne controlesystemen die expliciet gericht zijn op en specifieke bepalingen bevatten voor de borging van de naleving door het bedrijf van alle relevante vergunnings- en andere wettelijke voorschriften. In het rapport is speciale aandacht besteed aan de systeemnormen voor CMS, EMAS en ISO 14001. EMAS is gebaseerd op EU Verordening 1221/2009.
De doelstellingen van het project waren:

1. Uitwisseling van informatie en ervaringen over het gebruik van bedrijfs-CMS'en als instrument om de wettelijke
   naleving en de identificatie van goede praktijken te waarborgen;
2. Criteria vaststellen voor geschikte CMS'en;
3. Mogelijkheden onderzoeken om CMS'en te koppelen aan vergunningen en toezicht.

Onder de deelnemers aan het project bestaat een sterke consensus dat het slim benutten van het vermogen van
bedrijven om hun risico's te beheersen met behulp van managementsystemen aanzienlijk kan bijdragen aan de
effectiviteit en de efficiëntie van het overheidstoezicht. Dit lijkt vooral te gelden voor relatief grote en complexe bedrijven waarvan de processen potentieel risicovol zijn voor het milieu. Er zijn vrij sterke aanwijzingen dat, indien het toezicht onder de juiste voorwaarden en op passende wijze gebruik maakt van CMS's, de volgende twee doelstellingen kunnen worden bereikt:

• Het toezicht kan effectief worden aangepast aan het niveau van controle dat een onderneming heeft bereikt
  en;
• Ondernemingen worden gestimuleerd om op een
  structurele en duurzame wijze de naleving van de regelgeving en het risicobeheer te verbeteren.

Fase II

De tweede fase gaat uit van de belangrijkste conclusie van dat project dat het vermogen van ondernemingen om hun risico's te beheersen met behulp van managementsystemen aanzienlijk kan bijdragen tot de doeltreffendheid en de efficiëntie van het overheidstoezicht. Dit lijkt vooral te gelden voor relatief grote en complexe bedrijven waarvan de processen potentieel risicovol zijn voor het milieu. Er zijn vrij sterke aanwijzingen dat, indien het toezicht onder de juiste voorwaarden en op een geschikte manier gebruik maakt van CMS's, de volgende twee doelstellingen kunnen worden bereikt:

1. Het toezicht kan effectief worden aangepast aan het niveau van controle dat een bedrijf heeft bereikt en;
2. De ondernemingen worden gestimuleerd om op structurele en duurzame wijze de naleving van regelgeving en het risicomanagement te verbeteren.

Het doel van dit project is het beantwoorden van het volgende:

• Hoe beoordelen we prestaties aan de hand van standaardcriteria voor een effectief CMS (inclusief feitelijke output)?
• Hoe geven we een maatstaf voor het vertrouwen in het CMS?
• Hoe differentiëren we onze acties als gevolg van de gevonden verschillen in CMS'en?

Het project richt zich op de geïntegreerde aanpak van het toezicht waarbij a) het compliance management systeem wordt gedefinieerd, b) de kwaliteit en kwantiteit van het toezicht daarop wordt afgestemd en c) de handhavings- en sanctiestrategie wordt verfijnd.

Fase III

In de eerdere IMPEL-projecten (2011, 2013-2014) over nalevingsborging via nalevingsbeheersystemen van bedrijven zoeken we uit onder welke voorwaarden milieubeheersystemen (EMS) zoals EMAS kunnen leiden tot een betere nalevingsprestatie en tot betere milieuprestaties. In 2014 is een Guidance voor CMS-toezicht opgeleverd. Deze Guidance is een praktisch (digitaal) hulpmiddel / stroomschema voor de toezichthouder en de Inspectie om hen te helpen bepalen wanneer en hoe CMS-toezicht kan worden toegepast. Achtergrondinformatie voor het werken met deze tool en het resultaat van het totale project is vastgelegd in het rapport Compliance borging door Company Compliance/ Environmental Management Systems (CMS).

Gerelateerde bestanden/informatie

• Project abstract: Modelling certification public supervision interaction