Secretariaat
Het secretariaat bestaat uit een team van zeven medewerkers:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Şenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett is verantwoordelijk voor IMPEL’s organisatorische en operationele ondersteuning. Zijn belangrijkste taken zijn het plannen, coördineren en opvolgen van bestuurs- en AV-vergaderingen. Hij ondersteunt de voorzitter en vicevoorzitter in hun werk. Hij helpt bij het opstellen van subsidieaanvragen en rapporten in samenwerking met het bestuur, de teamleiders van deskundigen, de projectmedewerker en de financieel medewerker. Hij coördineert het secretariaat en onderhoudt contacten met en beheert leveranciers van goederen en diensten. Hij coördineert ook activiteiten met andere relevante Netwerken voor Naleving van Milieunormen.
Pinar Topkaya is verantwoordelijk voor projectmanagement. Ze is verantwoordelijk voor het toezicht op de projectportefeuille en -activiteiten en voor het opstellen van beheerplannen voor IMPEL-projecten. Ze stelt risicomanagementplannen op en zorgt voor rapportage en controle van wijzigingen. Ze ondersteunt Expert Teams bij het opstellen van hun werkplannen. Ze zorgt voor tijdige bewaking van en rapportage over projectvoortgang en stelt technische rapporten op voor IMPEL’s subsidierapportage. Ze ondersteunt projectleiders voor kostenbeheersing in samenwerking met de Finance Officer.
Fotini Stamati is verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteunende diensten. Ze beheert het proces van Manifestation of Interest (MoI) en de toegang van leden tot het intranet en houdt een bijgewerkte lijst met contactpersonen bij. Ze verspreidt relevante informatie naar nationale coördinatoren, het bestuur en lidorganisaties. Ze ondersteunt de intranetcommunicatie voor het bestuur, commissies, projecten en activiteiten naar het netwerk. Ze biedt ondersteuning bij het opzetten van videoconferenties en registratieprocedures voor IMPEL-vergaderingen en beheert de IMPEL-agenda.
Grit Mohr en Claudia Wunderlich vormen het team voor financieel beheer en administratie. Dit omvat budgettering, kostenbeheersing, naleving van nationale en internationale financiële regelgeving, toezicht op alle financieel relevante contracten, voorbereiding en uitvoering van interne en externe audits, financiële rapportage aan de wettelijke instantie van IMPEL en ook aan de EU. Het Finance Team is ook verantwoordelijk voor het verstrekken van alle financieel gerelateerde documentatie aan de EU voor subsidieaanvragen en betalingsverzoeken, de bijbehorende onderhandelingen en rapportage aan de EU en de belastingdienst, evenals financiële ondersteuning van HR-management en ondersteuning van de organisatie bij GDPR-compliance.
Eleni Belmpa is verantwoordelijk voor Travel and Event Management and Support bij IMPEL. Ze is verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie en het beheer van IMPEL's virtuele en hybride fysieke evenementen, waaronder conferenties, vergaderingen en algemene bijeenkomsten. Ze ontwikkelt ook gestandaardiseerde onderdelen voor evenementen, zoals formulieren, checklists en modelcommunicatie, die voor alle evenementen kunnen worden gebruikt.
Sophie Moritz is bij IMPEL begonnen als stagiaire voor zes maanden vanaf januari 2022. Ze zal betrokken zijn bij verschillende activiteiten en zich vertrouwd maken met de rol van het netwerk. Ze zal zich richten op het helpen creëren van de nieuwe website en het werken aan reisarrangementen.
Şenay Arslan is verantwoordelijk voor de verspreiding van de resultaten van het IMPEL-project. Ze werkt samen met projectmanagers, teamleiders van experts en het bestuur aan het verbeteren van de verspreiding van projectresultaten zoals richtlijnen, verhalenboeken, checklists, handboeken, samenvattingen, formulieren en documenten. Ze ondersteunt de studies voor het ontwikkelen van praktisch zelfonderwijzend, e-learning en trainingsmateriaal of andere hulpmiddelen op basis van de resultaten van IMPEL-activiteiten. Senay draagt ook bij aan de ontwikkeling van de IMPEL-website om de resultaten van IMPEL-activiteiten te optimaliseren zodat ze beter geschikt zijn als zelfleer-, leer- en trainingsmateriaal of andere hulpmiddelen.