Sekretariatet
Sekretariatet består av et team på syv medarbeidere:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Şenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett er ansvarlig for IMPEL’s organisatoriske og operasjonelle støtte. Hans hovedoppgaver er å planlegge, koordinere og følge opp styre- og generalforsamlingsmøter. Han støtter styrets leder og nestleder i deres arbeid. Han hjelper til med å utarbeide søknader og rapporter i samarbeid med styret, ekspertteamledere, prosjekt- og økonomiansvarlige. Han koordinerer sekretariatet og knytter til seg og administrerer leverandører av varer og tjenester. Han koordinerer også aktiviteter med andre relevante nettverk for miljøsamsvar.
Pinar Topkaya er ansvarlig for prosjektledelse. Hun er ansvarlig for overvåking av prosjektporteføljen og -aktivitetene og for å utarbeide styringsplaner for IMPEL-prosjektene. Hun utarbeider planer for risikostyring og sørger for rapportering og kontroll av endringer. Hun støtter ekspertteamene i utarbeidelsen av arbeidsplaner. Hun sørger for rettidig overvåking og rapportering av prosjektfremdrift og utarbeider tekniske rapporter for IMPELs tilskuddsrapportering. Hun støtter prosjektledere for kostnadskontroll i samarbeid med økonomiansvarlig.
Fotini Stamati har ansvaret for generelle administrative støttetjenester. Hun administrerer prosessen for interessetilkendegivelser og medlemmenes tilgang til intranettet, og fører en oppdatert kontaktliste. Hun distribuerer relevant informasjon til nasjonale koordinatorer, styret og medlemsorganisasjonene. Hun støtter intranettkommunikasjon for styret, komiteer, prosjekter og aktiviteter til nettverket. Hun bistår med å sette opp videokonferanser og registreringsprosedyrer for IMPEL-møter, og administrerer IMPEL-kalenderen.
Grit Mohr og Claudia Wunderlich er teamet for økonomiadministrasjon og -styring. Dette omfatter budsjettering, kostnadskontroll, overholdelse av nasjonale og internasjonale finansforskrifter, overvåking av alle finansrelevante kontrakter, forberedelse og gjennomføring av interne og eksterne revisjoner, finansiell rapportering til IMPELs lovgivende organ og til EU. Økonomiteamet er også ansvarlig for å forsyne EU med all finansrelatert dokumentasjon for søknader om tilskudd og betalingsforespørsler, tilsvarende forhandlinger og rapportering til EU og skattekontoret, samt støtte til HR-ledelse og støtte til organisasjonen i samsvar med GDPR.
Eleni Belmpa er ansvarlig for Travel and Event Management and Support i IMPEL. Hun er ansvarlig for å forberede, organisere og administrere IMPEL's virtuelle og hybride fysiske arrangementer, inkludert konferanser, møter og generalforsamlinger. Hun utvikler også standardiserte arrangementskomponenter, som skjemaer, sjekklister og kommunikasjonsmodeller, som kan brukes til alle arrangementer.
Şenay Arslan er ansvarlig for formidlingen av IMPEL-prosjektets resultater. Hun samarbeider med prosjektledere, ekspertteamledere og styret om å forbedre formidlingen av prosjektresultater som retningslinjer, historiebøker, sjekklister, håndbøker, sammendrag, skjemaer og dokumenter. Hun støtter studiene for å utvikle praktisk selvundervisning, e-læring og opplæringsmateriell eller andre verktøy fra IMPEL-aktivitetsresultater. Senay bidrar også til utviklingen av IMPEL-nettstedet for å optimalisere IMPEL-aktivitetsresultatene slik at de egner seg bedre som selvundervisnings-, lærings- og opplæringsmateriell eller andre verktøy.