Le personnel du secrétariat est composé d'une équipe de sept agents :
Les agents du secrétariat sont des fonctionnaires de la Commission européenne.
Will Fawcett est responsable du soutien organisationnel et opérationnel de l'IMPEL. Ses principales tâches consistent à planifier, coordonner et suivre les réunions du conseil d'administration et de l'AG. Il soutient le président et le vice-président dans leur travail. Il participe à la rédaction des demandes de subvention et des rapports en collaboration avec le conseil d'administration, les chefs d'équipe d'experts, les responsables de projet et les responsables financiers. Il coordonne le secrétariat et assure la liaison et la gestion des fournisseurs de biens et de services. Il coordonne également les activités avec d'autres réseaux de conformité environnementale pertinents.
Pinar Topkaya est chargée de la gestion des projets. Elle est responsable de la supervision du portefeuille de projets et des activités, ainsi que de l'établissement de plans de gestion pour les projets IMPEL. Elle établit des plans de gestion des risques et veille à l'établissement de rapports et au contrôle des changements. Elle aide les équipes d'experts à établir leurs plans de travail. Elle assure le suivi et l'établissement de rapports sur l'avancement des projets dans les délais impartis et rédige des rapports techniques pour les rapports de subvention de l'IMPEL. Elle aide les chefs de projet à contrôler les coûts en collaboration avec le responsable des finances.
Fotini Stamati est chargée des services de soutien administratif général. Elle gère le processus de manifestation d'intérêt, l'accès des membres à l'intranet et tient à jour une liste de contacts. Elle distribue les informations pertinentes aux coordinateurs nationaux, au conseil d'administration et aux organisations membres. Elle soutient la communication intranet pour le conseil d'administration, les comités, les projets et les activités du réseau. Elle apporte son soutien à la mise en place des vidéoconférences et des procédures d'enregistrement pour les réunions de l'IMPEL et gère le calendrier de l'IMPEL.
Grit Mohr et Claudia Wunderlich forment l'équipe chargée de l'administration et de la gestion des finances. Cela comprend la budgétisation, le contrôle des coûts, l'observation de la réglementation financière nationale et internationale, le suivi de tous les contrats financiers pertinents, la préparation et la réalisation d'audits internes et externes, l'établissement de rapports financiers à l'intention de l'organe juridique de l'IMPEL et de l'UE. L'équipe financière est également chargée de fournir à l'UE tous les documents financiers nécessaires aux demandes de subvention et aux demandes de paiement, de négocier et de rendre compte à l'UE et au bureau des impôts, ainsi que d'apporter un soutien financier à la gestion des ressources humaines et d'aider l'organisation à se conformer au GDPR.
Eleni Belmpa est chargée de la gestion et du soutien des voyages et des événements à l'IMPEL. Elle est responsable de la préparation, de l'organisation et de la gestion des événements physiques virtuels et hybrides de l'IMPEL, notamment les conférences, les réunions et les assemblées générales. Elle développe également des éléments standardisés pour les événements, tels que des formulaires, des listes de contrôle et des modèles de communication, qui peuvent être utilisés pour tous les événements.
Il est également responsable de l'organisation et de la gestion des événements.
Sophie Moritz a rejoint l'IMPEL en tant que stagiaire pour une durée de six mois à partir de janvier 2022. Elle participera à diverses activités et se familiarisera avec le rôle du réseau. Elle se concentrera sur l'aide à la création du nouveau site web et travaillera sur l'organisation des voyages.
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Şenay Arslan est responsable de la diffusion des résultats du projet IMPEL. Elle travaille avec les gestionnaires de projet, les chefs d'équipe d'experts et le conseil d'administration pour améliorer la diffusion des résultats du projet tels que les lignes directrices, les livres d'histoires, les listes de contrôle, les manuels, les résumés, les formulaires et les documents. Elle soutient les études visant à développer des matériels pratiques d'auto-apprentissage, d'apprentissage en ligne et de formation ou d'autres outils à partir des résultats de l'activité IMPEL. Senay contribue également au développement du site web de l'IMPEL afin d'optimiser les résultats des activités de l'IMPEL pour qu'ils conviennent mieux à l'auto-apprentissage, à l'apprentissage et au matériel de formation ou à d'autres outils.