Secretariat
Sihteeristön henkilöstö koostuu seitsemästä toimihenkilöstä:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Şenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett vastaa IMPELin organisatorisesta ja operatiivisesta tuesta. Hänen päätehtäviinsä kuuluu hallituksen ja yleiskokousten suunnittelu, koordinointi ja seuranta. Hän tukee puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa heidän työssään. Hän auttaa avustushakemusten ja raporttien laatimisessa yhteistyössä hallituksen, asiantuntijaryhmien johtajien sekä hanke- ja talousvastaavien kanssa. Hän koordinoi sihteeristön toimintaa sekä luo yhteyksiä tavaroiden ja palvelujen toimittajiin ja hallinnoi heitä. Hän koordinoi myös toimintaa muiden asiaankuuluvien ympäristövaatimusten noudattamista edistävien verkostojen kanssa.
Pinar Topkaya vastaa projektinhallinnasta. Hän vastaa hankesalkun ja -toimintojen valvonnasta sekä IMPEL-hankkeiden hallintasuunnitelmien laatimisesta. Hän laatii riskienhallintasuunnitelmat ja huolehtii muutosten raportoinnista ja valvonnasta. Hän tukee asiantuntijaryhmiä niiden työsuunnitelmien laatimisessa. Hän huolehtii hankkeiden edistymisen oikea-aikaisesta seurannasta ja raportoinnista ja laatii teknisiä raportteja IMPELin avustusten raportointia varten. Hän tukee hankkeiden vetäjiä kustannusten valvonnassa yhteistyössä talouspäällikön kanssa.
Fotini Stamati vastaa yleisistä hallinnollisista tukipalveluista. Hän hallinnoi kiinnostuksenilmaisuprosessia (Manifestation of Interest(MoI)) ja jäsenten pääsyä intranetiin sekä ylläpitää päivitettyä yhteystietoluetteloa. Hän jakaa asiaankuuluvaa tietoa kansallisille koordinaattoreille, hallitukselle ja jäsenjärjestöille. Hän tukee intranet-viestintää hallituksen, komiteoiden, hankkeiden ja toimintojen osalta verkostolle. Hän antaa taustatukea videokonferenssien ja IMPEL-kokousten rekisteröintimenettelyjen perustamiseen ja hallinnoi IMPEL-kalenteria.
Grit Mohr ja Claudia Wunderlich ovat taloushallinnon ja johtamisen tiimi. Tähän kuuluvat budjetointi, kustannusten valvonta, kansallisten ja kansainvälisten varainhoitosäännösten noudattaminen, kaikkien taloudellisesti merkittävien sopimusten seuranta, sisäisten ja ulkoisten tarkastusten valmistelu ja suorittaminen, talousraportointi IMPELin oikeudelliselle elimelle ja myös EU:lle. Rahoitusryhmä vastaa myös EU:lle kaikista rahoitukseen liittyvistä asiakirjoista avustushakemuksia ja maksupyyntöjä varten, vastaavista neuvotteluista ja raportoinnista EU:lle ja verovirastolle sekä henkilöstöhallinnon taloudellisesta tuesta ja organisaation tukemisesta GDPR:n noudattamisessa.
Eleni Belmpa vastaa IMPELin matka- ja tapahtumahallinnosta ja tuesta. Hän vastaa IMPELin virtuaalisten ja hybridisten fyysisten tapahtumien, kuten konferenssien, kokousten ja yleiskokousten, valmistelusta, järjestämisestä ja hallinnoinnista. Hän myös kehittää standardoituja tapahtumakomponentteja, kuten lomakkeita, tarkistuslistoja ja viestintämalleja, joita voidaan käyttää kaikissa tapahtumissa.
Sophie Moritz on siirtynyt IMPELin stagiaireksi kuudeksi kuukaudeksi tammikuusta 2022 alkaen. Hän on mukana erilaisissa toiminnoissa ja tutustuu verkoston tehtäviin. Hän keskittyy auttamaan uuden verkkosivuston luomisessa ja työskentelemään matkajärjestelyjen parissa.
Şenay Arslan vastaa IMPEL-hankkeen tulosten levittämisestä. Hän työskentelee projektipäälliköiden, asiantuntijaryhmien vetäjien ja hallituksen kanssa parantaakseen projektin tulosten, kuten ohjeiden, tarinakirjojen, tarkistuslistojen, käsikirjojen, tiivistelmien, lomakkeiden ja asiakirjojen levittämistä. Hän tukee tutkimuksia, joiden tarkoituksena on kehittää IMPEL-toiminnan tuloksista käytännönläheistä itseopiskelu-, verkko-opiskelu- ja koulutusmateriaalia tai muita välineitä. Senay osallistuu myös IMPEL-verkkosivuston kehittämiseen, jotta IMPEL-toiminnan tulokset soveltuisivat paremmin itseopetus-, oppimis- ja koulutusmateriaaleiksi tai muiksi välineiksi.