Sekretariat
Das Sekretariat setzt sich aus einem Team von sieben Mitarbeitern zusammen:
- Will Fawcett
- Pinar Topkaya
- Fotini Stamati
- Claudia Wunderlich
- Grit Mohr
- Eleni Belmpa
- Şenay ARSLAN
- Sophie Moritz
Will Fawcett ist für die organisatorische und operationelle Unterstützung von IMPEL zuständig. Zu seinen Hauptaufgaben gehören die Planung, Koordinierung und Nachbereitung der Sitzungen des Verwaltungsrats und der Generalversammlung. Er unterstützt den Vorsitzenden und den stellvertretenden Vorsitzenden bei ihrer Arbeit. Er hilft bei der Erstellung von Zuschussanträgen und Berichten in Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leitern der Expertenteams sowie den Projekt- und Finanzbeauftragten. Er koordiniert das Sekretariat und stellt die Verbindung zu den Lieferanten von Waren und Dienstleistungen her und verwaltet sie. Außerdem koordiniert er die Aktivitäten mit anderen relevanten Netzwerken für die Einhaltung von Umweltvorschriften.
Pinar Topkaya ist für das Projektmanagement zuständig. Sie ist verantwortlich für die Überwachung des Projektportfolios und der Aktivitäten sowie für die Erstellung von Managementplänen für IMPEL-Projekte. Sie erstellt Risikomanagementpläne und sorgt für die Berichterstattung und Kontrolle von Änderungen. Sie unterstützt die Expertenteams bei der Erstellung ihrer Arbeitspläne. Sie sorgt für die rechtzeitige Überwachung und Berichterstattung über den Projektfortschritt und entwirft technische Berichte für die IMPEL-Berichterstattung. Sie unterstützt die Projektleiter bei der Kostenkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzbeauftragten.
Fotini Stamati ist für die allgemeinen administrativen Unterstützungsdienste zuständig. Sie verwaltet das Interessenbekundungsverfahren und den Zugang der Mitglieder zum Intranet und pflegt eine aktualisierte Kontaktliste. Sie leitet relevante Informationen an die nationalen Koordinatoren, den Vorstand und die Mitgliedsorganisationen weiter. Sie unterstützt die Intranet-Kommunikation für den Vorstand, die Ausschüsse, Projekte und Aktivitäten im Netzwerk. Sie unterstützt die Einrichtung von Videokonferenzen und Anmeldeverfahren für IMPEL-Sitzungen und verwaltet den IMPEL-Kalender.
Grit Mohr und Claudia Wunderlich sind das Team für Finanzverwaltung und Management. Dazu gehören die Budgetierung, die Kostenkontrolle, die Einhaltung der nationalen und internationalen Finanzvorschriften, die Überwachung aller finanzrelevanten Verträge, die Vorbereitung und Durchführung interner und externer Audits, die Finanzberichterstattung an das Rechtsorgan von IMPEL und auch an die EU. Die Versorgung der EU mit allen finanzrelevanten Unterlagen für Zuschussanträge und Zahlungsanträge, die entsprechenden Verhandlungen und die Berichterstattung an die EU und das Finanzamt fallen ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Finanzteams, ebenso wie die finanzielle Unterstützung des Personalmanagements und die Unterstützung der Organisation bei der Einhaltung der GDPR.
Eleni Belmpa ist bei IMPEL für das Management und die Unterstützung von Reisen und Veranstaltungen zuständig. Sie ist verantwortlich für die Vorbereitung, Organisation und das Management von IMPEL's virtuellen und hybriden physischen Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Meetings und Generalversammlungen. Außerdem entwickelt sie standardisierte Veranstaltungskomponenten wie Formulare, Checklisten und Kommunikationsmuster, die für alle Veranstaltungen verwendet werden können.
Sophie Moritz ist ab Januar 2022 für sechs Monate als Praktikantin bei IMPEL tätig. Sie wird an verschiedenen Aktivitäten beteiligt sein und sich mit der Rolle des Netzwerks vertraut machen. Sie wird sich auf die Gestaltung der neuen Website und die Reiseplanung konzentrieren.
Şenay Arslan ist für die Verbreitung der IMPEL-Projektergebnisse zuständig. Sie arbeitet mit den Projektmanagern, den Leitern der Expertenteams und dem Vorstand zusammen, um die Verbreitung der Projektergebnisse zu verbessern, wie z. B. Richtlinien, Geschichtenbücher, Checklisten, Handbücher, Zusammenfassungen, Formulare und Dokumente. Sie unterstützt die Studien zur Entwicklung praktischer Selbstlern-, E-Learning- und Schulungsmaterialien oder anderer Instrumente auf der Grundlage der IMPEL-Aktivitätsergebnisse. Senay trägt auch zur Entwicklung der IMPEL-Website bei, um die Ergebnisse der IMPEL-Aktivitäten so zu optimieren, dass sie sich besser als Lehr-, Lern- und Schulungsmaterial oder andere Hilfsmittel eignen.