Privacybeleid

Uw privacy is belangrijk voor ons, en dus is het belangrijk om transparant te zijn over hoe wij informatie over u verzamelen, gebruiken en delen. Dit beleid is bedoeld om u te helpen begrijpen:

1. Welke informatie wij over u verzamelen
2. Waarom en met welke bevoegdheid we informatie verzamelen
3. Hoe we informatie die we verzamelen delen
4. Hoe we informatie die we verzamelen opslaan en beveiligen
5. Hoe u toegang krijgt tot uw informatie en hoe u deze kunt controleren
6. Hoe u contact met ons kunt opnemen

Dit privacybeleid heeft betrekking op de informatie die wij over u verzamelen wanneer u lid wordt van IMPEL, deelneemt aan onze projecten, of anderszins met ons samenwerkt (bijvoorbeeld door onze evenementen bij te wonen of onze nieuwsbrief te ontvangen).

IMPEL is een non-profitorganisatie met zetel in Brussel, België. Haar leden zijn overheidsorganisaties en dus ook haar medewerkers. Een van de belangrijkste doelstellingen van IMPEL is de samenwerking en communicatie tussen de aangesloten organisaties en leden te vergemakkelijken om informatie en ervaringen uit te wisselen.

Dit beleid legt ook uit welke keuzes u heeft over hoe wij informatie over u gebruiken. Uw keuzes omvatten hoe u bezwaar kunt maken tegen bepaald gebruik van informatie over u en hoe u toegang kunt krijgen tot bepaalde informatie over u en deze kunt bijwerken. Als u het niet eens bent met dit beleid, bezoek of gebruik onze diensten dan niet en heb geen interactie met enig ander aspect van ons netwerk.

1.Wij verzamelen de volgende informatie over u wanneer u deze aan ons verstrekt (bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een bijeenkomst of wanneer u deelneemt aan een project):

• Volledige naam
• Emailadres
• Telefoonnummer(s)
• Functietitel
• Generes
• Details van de organisatie waarvoor u werkt

In sommige gevallen wordt aanvullende informatie gevraagd:

• Bankrekeningnummer in geval van declaraties
• ID of paspoortgegevens en geboortedatum in geval van reisaanvragen
• Foto's op uw Basecamp profiel (niet verplicht)
• Factuurgegevens van onze lidorganisaties
• Handtekeningen op deelnemerslijst (boekhoudkundig verplicht)

Deze website maakt gebruik van Google Analytics om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Deze tools gebruiken ‘cookies’ dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst, om standaard internet log informatie en informatie over bezoekersgedrag in anonieme vorm te verzamelen. Wij hebben niet toegestaan dat de door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (inclusief uw IP-adres) wordt doorgegeven aan andere Google-diensten of -verkopers. Wij zullen de statistische analysetool nooit gebruiken (en zullen geen enkele derde partij toestaan) om persoonlijk identificeerbare informatie van bezoekers aan onze site te traceren of te verzamelen. Uw IP-adres kan worden verzameld wanneer u een SurveyMonkey-vragenlijst invult. Een IP-adres kan alleen worden gekoppeld aan een computer en niet aan een gebruiker. Dit is geen standaardfunctie. U kunt cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser te wijzigen.

2. Hieronder staan de specifieke doeleinden waarvoor wij de informatie die wij over u verzamelen gebruiken:

• Om u te informeren over ons werk en onze activiteiten en relevante ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op uw werk
• Om het uitwisselen en delen van informatie tussen onze leden en partnerorganisaties te vergemakkelijken
• Om de logistiek voor onze bijeenkomsten en evenementen te verzorgen (bijv. vluchten en hotelreserveringen*)
• Om u IMPEL-nieuwsbrieven te sturen
• Om de communicatie binnen een projectgebied op Basecamp te vergemakkelijken
• Voor betalingsdoeleinden

* Door u in te schrijven voor een IMPEL-bijeenkomst gaat u ermee akkoord dat persoonsgegevens worden verstrekt aan derden of landen buiten de EER ten behoeve van de beveiliging van evenementen en het boeken van reizen en accommodatie. Diensten buiten de EER bieden waarborgen voor gegevensbescherming via het Privacy Shield in de Verenigde Staten.

De reden waarom wij informatie verzamelen is toestemming voor wekelijkse IMPEL-nieuwsbrieven en rechtmatig belang voor informatie die wordt verzameld voor deelname aan IMPEL-activiteiten. Uw informatie wordt bewaard tijdens deelname aan projecten en tot 7 jaar daarna, afhankelijk van het type informatie dat wordt verzameld. Meer informatie vindt u in het IMPEL-beleid voor het bewaren en beoordelen van gegevens, dat met de leden wordt gedeeld op Basecamp.

3. Hoe we informatie die we verzamelen delen

In de eerste plaats is IMPEL een netwerk – dit betekent dat wij het faciliteren van communicatie tussen onze leden als onze kernactiviteit beschouwen. Wij maken gebruik van samenwerkingstools en wij willen dat deze goed voor u werken. Wij delen de informatie die wij over u verzamelen alleen op de hieronder besproken manieren.

• Delen van contactgegevens met onze leden en organisatie voor samenwerkingsdoeleinden
  Voor samenwerkingsdoeleinden worden uw basis contactgegevens gedeeld met andere leden binnen het IMPEL-netwerk; bijvoorbeeld voor deelname aan een project, het bijwonen van een evenement of het invullen van een vragenlijst.
• Foto's
  Tijdens IMPEL-evenementen en -projecten worden foto's gemaakt. Deze foto's kunnen worden gebruikt voor de IMPEL-website of e-nieuwsbrief of voor rapportagedoeleinden. Als u hier niet mee akkoord gaat, laat het ons dan weten.
• Delen met aangesloten partnerorganisaties
  IMPEL heeft MoU’s ondertekend met partnernetwerken, zoals ENPE en Envicrimenet. Alleen uw contactgegevens kunnen met hen worden gedeeld in geval van gezamenlijke activiteiten onder de paraplu van deze samenwerkingsovereenkomst of om nieuws en ontwikkelingen van deze netwerken te delen.
• Derde partijen
  Wij werken met derde dienstverleners om website- en applicatieontwikkeling, hosting, onderhoud, back-up, opslag, virtuele infrastructuur, betalingsverwerking, analyse en andere diensten voor ons te verzorgen, waarvoor het nodig kan zijn dat zij informatie over u raadplegen of gebruiken. Als een dienstverlener toegang moet hebben tot informatie over u om diensten namens ons uit te voeren, doen zij dit onder strikte instructies van ons, inclusief beleid en procedures die zijn ontworpen om uw informatie te beschermen.

Accounts van derden:

• Basecamp
• TravelPerk

Gebruik van dienstverleners van derden:

• Onedrive
• SurveyMonkey
• Mailchimp
• Azavista
• Google forms

Al deze externe aanbieders hebben hun eigen private beleidsverklaringen gepubliceerd.

Links naar sites van derden: Sommige informatie kan links bevatten die u naar andere websites of diensten leiden waarvan het privacybeleid kan afwijken van het onze. Als u gegevens verstrekt aan een van deze sites van derden, vallen uw gegevens onder hun privacybeleid en niet onder dit beleid. Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt zorgvuldig te lezen.

Social Media Widgets: Sommige informatie kan links bevatten die u naar andere websites of diensten leiden waarvan het privacybeleid kan afwijken van het onze. Uw gebruik van en de gegevens die u verstrekt aan deze sites van derden vallen onder hun privacybeleid, niet onder dit beleid.

Widgets van derden: Sommige van onze services bevatten widgets en functies voor sociale media, zoals de Twitter “tweet”-knop of de deelknop op Facebook. Uw interacties met deze functies vallen onder het privacybeleid van het bedrijf dat ze aanbiedt.

Onze website biedt optioneel het gebruik van Tawk.to (een live chat software van Tawk.to ltd). Via een plugin is de chat geïntegreerd in de broncode van de website. Door gebruik te maken van de chat maakt u automatisch gebruik van de diensten van Tawk.to. De verzamelde gegevens omvatten: Chatgeschiedenis, IP-adres ten tijde van de chat en land van herkomst. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en worden alleen gebruikt voor bescherming en interne statistieken. Door de chat te gebruiken, gaat u ermee akkoord hieraan gebonden te zijn. De met Tawk.to technologieën verzamelde gegevens worden niet gebruikt om de bezoeker van deze website persoonlijk te identificeren. Ze worden niet opgeslagen en na de chat verwijderd. Voor het doel en de omvang van de gegevensverzameling en de verdere verwerking en het gebruik van de gegevens door Tawk.to, alsmede uw rechten dienaangaande en instellingsmogelijkheden ter bescherming van uw privacy, verwijzen wij naar het privacybeleid van Tawk.to: https://www.tawk.to/privacy-policy/

4. Hoe we informatie die we verzamelen opslaan en beveiligen

• Cloudopslag
  IMPEL gebruikt de volgende diensten voor cloudopslag: Onedrive, Google drive en Basecamp.
  IMPEL gebruikt een SSL certificaat voor encryptie doeleinden.
• Hoe lang we informatie bewaren
  Hoe lang we informatie bewaren die we over u verzamelen, hangt af van het type informatie, zoals hieronder nader beschreven. Na die tijd zullen we uw informatie verwijderen of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat de informatie is opgeslagen in back-up archieven), dan zullen we uw informatie veilig opslaan en isoleren van verder gebruik totdat verwijdering mogelijk is.
• Informatie die u deelt
  Als uw account wordt gedeactiveerd of uitgeschakeld, blijven sommige van uw gegevens en de inhoud die u hebt verstrekt bestaan, zodat uw teamleden of andere gebruikers volledig gebruik kunnen maken van de Diensten. We blijven bijvoorbeeld berichten weergeven die u via Basecamp hebt verzonden.

5. Hoe krijgt u toegang tot en controle over uw informatie

U heeft bepaalde keuzes tot uw beschikking als het gaat om uw informatie. Hieronder volgt een overzicht van die keuzes, hoe u ze kunt uitoefenen en eventuele beperkingen:

• U hebt het recht om een kopie van uw gegevens op te vragen, bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens door ons, te verzoeken om verwijdering of beperking van uw gegevens of om uw gegevens in een gestructureerd, elektronisch formaat op te vragen. Hieronder beschrijven we de middelen en processen om deze verzoeken in te dienen. Voor alle andere verzoeken, kunt u contact met ons opnemen zoals voorzien in de Contact sectie hieronder om hulp te vragen.
• U kunt ons vragen uw contactgegevens en andere informatie uit onze contactdatabank te verwijderen. Houd er echter rekening mee dat wij mogelijk bepaalde informatie moeten bewaren voor het bijhouden van gegevens, om transacties te voltooien of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of EU-subsidieverordeningen.
• Als u uw accounts op Basecamp of TravelPerk niet langer wilt gebruiken, kunt u uw eigen account deactiveren, als die instelling beschikbaar is in uw accountinstellingen. Neem anders contact op met het IMPEL-secretariaat en zij zullen dit voor u doen.
• U kunt zich afmelden voor het ontvangen van onze IMPEL e-nieuwsbrief door de afmeldlink in elke e-mail te gebruiken en uw e-mailvoorkeuren bij te werken.
• De diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke informatie van kinderen jonger dan 16 jaar. Als wij te weten komen dat een kind onder de 16 ons persoonlijke informatie heeft verstrekt, zullen wij stappen ondernemen om dergelijke informatie te verwijderen.
• Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen alle wijzigingen van het privacybeleid op deze pagina publiceren. We zullen ook eerdere versies van dit privacybeleid in een archief bewaren zodat u deze kunt bekijken. Wij raden u aan ons privacybeleid regelmatig en telkens wanneer u de diensten gebruikt door te nemen om op de hoogte te blijven van onze informatiepraktijken en de manieren waarop u kunt helpen uw privacy te beschermen. Als u het niet eens bent met wijzigingen in dit privacybeleid, moet u stoppen met het gebruik van de diensten en uw account(s) en gegevens deactiveren, zoals hierboven beschreven.

6. Hoe kunt u contact met ons opnemen

U kunt uw rechten op toegang, rectificatie, wissing, portabiliteit, beperking en/of bezwaar tegen de verwerking uitoefenen op de aangegeven post- en e-mailadressen. Als u vragen of zorgen hebt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u uw vraag richten aan:

IMPEL-secretariaat
Email: info@impel.eu
Adres: Chemin des deux maisons 73, bus 3
1200, Brussel
België