Informativa sulla privacy

La vostra privacy è importante per noi, così come lo è essere trasparenti su come raccogliamo, utilizziamo e condividiamo le informazioni che vi riguardano. Questa informativa ha lo scopo di aiutarvi a comprendere:

1. Quali informazioni raccogliamo su di te
2. Perché e con quale autorità raccogliamo le informazioni
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3. Come condividiamo le informazioni che raccogliamo
4. Come archiviamo e proteggiamo le informazioni raccolte
5. Come accedere e controllare le informazioni
6. Come contattarci

Questa informativa sulla privacy riguarda le informazioni che raccogliamo su di voi quando diventate membri di IMPEL, partecipate ai nostri progetti o interagite in altro modo con noi (ad esempio, partecipando ai nostri eventi o ricevendo la nostra newsletter)

L'IMPEL è un'organizzazione senza scopo di lucro con sede legale a Bruxelles, in Belgio. I suoi membri sono organizzazioni governative e di conseguenza il suo personale. Uno degli obiettivi principali dell'IMPEL è quello di facilitare la collaborazione e la comunicazione tra le organizzazioni e i membri che ne fanno parte, al fine di scambiare informazioni ed esperienze.

Questa politica spiega anche le vostre scelte su come utilizziamo le informazioni che vi riguardano. Le vostre scelte includono le modalità di opposizione a determinati usi delle informazioni che vi riguardano e le modalità di accesso e aggiornamento di alcune informazioni che vi riguardano. Se non siete d'accordo con questa politica, non accedete o utilizzate i nostri servizi o interagite con qualsiasi altro aspetto del nostro network.

1.Raccogliamo le seguenti informazioni su di voi quando ce le fornite (ad esempio quando vi registrate a un incontro o quando partecipate a un progetto):

• Nome completo
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Titolo di lavoro
• Sesso
• Dettagli dell'organizzazione per cui lavora

In alcuni casi, vengono richieste informazioni aggiuntive:

• Numero di conto corrente bancario in caso di richieste di rimborso
• Dati della carta d'identità o del passaporto e data di nascita in caso di richieste di viaggio
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• Foto del profilo sul proprio profilo Basecamp (non obbligatorio)
• Dati di fatturazione delle nostre organizzazioni affiliate
• Firme sulla lista dei partecipanti (requisito contabile)

Questo sito web utilizza Google Analytics per analizzare come gli utenti utilizzano il sito. Questi strumenti utilizzano i ‘cookies’, che sono file di testo collocati sul vostro computer, per raccogliere informazioni standard sui log di Internet e sul comportamento dei visitatori in forma anonima. Non abbiamo approvato che le informazioni generate dal cookie sull'utilizzo del sito web da parte dell'utente (compreso il suo indirizzo IP) vengano trasmesse ad altri servizi o fornitori di Google. Non utilizzeremo mai (e non permetteremo a terzi) lo strumento di analisi statistica per tracciare o raccogliere informazioni di identificazione personale dei visitatori del nostro sito. Il vostro indirizzo IP può essere raccolto quando completate un questionario SurveyMonkey. Un indirizzo IP può essere collegato solo a un computer e non a un utente. Questa non è una funzione predefinita. L'utente ha la possibilità di accettare o rifiutare i cookie modificando le impostazioni del proprio browser.

2. Di seguito sono riportati gli scopi specifici per i quali utilizziamo le informazioni raccolte sull'utente:

• Per informarvi sul nostro lavoro e sulle nostre attività e sugli sviluppi rilevanti che potrebbero avere un impatto sul vostro lavoro
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• Facilitare lo scambio e la condivisione di informazioni tra i nostri membri e le organizzazioni partner
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• Per occuparsi della logistica delle nostre riunioni e dei nostri eventi (ad es. voli e prenotazioni alberghiere*)
• Per inviare le newsletter di IMPEL
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• Per facilitare la comunicazione all'interno di un'area di progetto su Basecamp
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• Per scopi di pagamento

*Iscrivendosi a un incontro IMPEL si accetta che i dati personali vengano forniti a terze parti o a paesi al di fuori del SEE per scopi di sicurezza degli eventi e per la prenotazione di viaggi e alloggi. I servizi al di fuori del SEE forniscono garanzie per la protezione dei dati attraverso il Privacy Shield negli Stati Uniti.

Il motivo per cui raccogliamo le informazioni è il consenso per le newsletter settimanali di IMPEL e l'interesse legittimo per qualsiasi informazione raccolta per la partecipazione alle attività di IMPEL. I vostri dati saranno conservati durante la partecipazione ai progetti e per un massimo di 7 anni in seguito, a seconda del tipo di informazioni raccolte. Ulteriori informazioni sono disponibili nella Politica di conservazione e revisione dei dati di IMPEL, condivisa con i membri su Basecamp.

3. Come condividiamo le informazioni raccolte

Prima di tutto, IMPEL è una rete; ciò significa che consideriamo la facilitazione delle comunicazioni tra i nostri membri come la nostra attività principale. Utilizziamo strumenti di collaborazione e vogliamo che funzionino bene per voi. Condivideremo le informazioni che raccogliamo su di voi solo nei modi illustrati di seguito.

• Condivisione dei dati di contatto con i nostri membri e le nostre organizzazioni a scopo di collaborazione
  A scopo di collaborazione, i vostri dati di contatto di base vengono condivisi con altri membri della rete IMPEL; ad esempio per partecipare a un progetto, per partecipare a un evento o per compilare un questionario.
• Immagini
  Durante gli eventi e i progetti IMPEL vengono scattate delle foto. Queste foto possono essere utilizzate per il sito web o la e-Newsletter di IMPEL o per la stesura di relazioni. Se non siete d'accordo, vi preghiamo di comunicarcelo.
• Condivisione con organizzazioni partner affiliate
  IMPEL ha firmato MoU’con reti partner, come ENPE e Envicrimenet. Solo i vostri dati di contatto potrebbero essere condivisi con loro in caso di attività congiunte sotto l'ombrello di questi accordi di collaborazione o per condividere le notizie e gli sviluppi di queste reti.
• Terze parti
  Lavoriamo con fornitori di servizi terzi per fornire lo sviluppo di siti web e applicazioni, l'hosting, la manutenzione, il backup, l'archiviazione, l'infrastruttura virtuale, l'elaborazione dei pagamenti, l'analisi e altri servizi per noi, che potrebbero richiedere l'accesso o l'utilizzo di informazioni sull'utente. Se un fornitore di servizi ha bisogno di accedere alle informazioni sull'utente per eseguire servizi per nostro conto, lo fa sotto stretta istruzione da parte nostra, comprese le politiche e le procedure progettate per proteggere le informazioni dell'utente.

Conti di terze parti:

• Basecamp
• TravelPerk

Uso di fornitori di servizi di terze parti:

• Onedrive
• SurveyMonkey
• Mailchimp
• Azavista
• Google forms

Tutti questi fornitori di terze parti hanno le loro dichiarazioni di politica privata pubblicate.

Link a siti di terze parti: Alcune informazioni possono includere link che indirizzano ad altri siti web o servizi le cui pratiche in materia di privacy possono differire dalle nostre. Se l'utente invia informazioni a uno di questi siti di terze parti, le sue informazioni sono regolate dalle loro politiche sulla privacy, non da questa. Vi invitiamo a leggere attentamente l'informativa sulla privacy di qualsiasi sito web visitato.

Social Media Widgets: Alcune informazioni possono includere link che indirizzano l'utente ad altri siti web o servizi le cui pratiche sulla privacy possono differire dalle nostre. L'uso e le informazioni inviate a tali siti di terze parti sono disciplinati dalle loro politiche sulla privacy, non da questa.

Widget di terze parti: Alcuni dei nostri servizi contengono widget e funzioni di social media, come il pulsante di Twitter “tweet” o il pulsante di condivisione di Facebook. Le interazioni dell'utente con queste funzioni sono regolate dall'informativa sulla privacy della società che le fornisce.

Il nostro sito web offre facoltativamente l'uso di Tawk.to (un software di live chat di Tawk.to ltd). Tramite un plugin, la chat è integrata nel codice sorgente del sito web. Utilizzando la chat, si utilizzano automaticamente i servizi di Tawk.to. I dati raccolti comprendono: Cronologia della chat, indirizzo IP al momento della chat e Paese di provenienza. Questi dati non vengono condivisi con terze parti e vengono utilizzati solo a scopo di protezione e di statistica interna. Utilizzando la chat, l'utente accetta di esserne vincolato. I dati raccolti con le tecnologie di Tawk.to non vengono utilizzati per identificare personalmente il visitatore di questo sito web. Non vengono memorizzati e vengono cancellati dopo la chat. Per quanto riguarda lo scopo e l'ambito della raccolta dei dati e l'ulteriore elaborazione e utilizzo dei dati da parte di Tawk.to, nonché i diritti dell'utente a questo proposito e le opzioni di impostazione per la protezione della privacy, si prega di consultare l'informativa sulla privacy di Tawk.to: https://www.tawk.to/privacy-policy/

4. Come conserviamo e proteggiamo le informazioni raccolte

• Archiviazione in cloud
  IMPEL utilizza i seguenti servizi per l'archiviazione in cloud: Onedrive, Google drive e Basecamp.
  IMPEL utilizza un certificato SSL per la crittografia.
• Quanto tempo conserviamo le informazioni
  Quanto tempo conserviamo le informazioni che raccogliamo su di voi dipende dal tipo di informazioni, come descritto in dettaglio di seguito. Trascorso tale periodo, cancelleremo le informazioni dell'utente o, se ciò non è possibile (ad esempio perché le informazioni sono state memorizzate in archivi di backup), archivieremo in modo sicuro le informazioni dell'utente e le isoleremo da qualsiasi ulteriore utilizzo fino a quando non sarà possibile cancellarle.
• Informazioni condivise
  Se il vostro account viene disattivato o disabilitato, alcune delle vostre informazioni e dei contenuti che avete fornito rimarranno per consentire ai membri del vostro team o ad altri utenti di utilizzare pienamente i Servizi. Ad esempio, continueremo a visualizzare i messaggi inviati dall'utente tramite Basecamp.

5. Come accedere e controllare le vostre informazioni

L'utente ha a disposizione alcune scelte per quanto riguarda le sue informazioni. Di seguito è riportato un riepilogo di tali scelte, delle modalità di esercizio e delle eventuali limitazioni:

• L'utente ha il diritto di richiedere una copia delle sue informazioni, di opporsi al loro utilizzo da parte nostra, di richiedere la cancellazione o la limitazione delle sue informazioni o di richiedere le sue informazioni in un formato elettronico strutturato. Di seguito vengono descritti gli strumenti e le procedure per effettuare queste richieste. Per tutte le altre richieste, l'utente può contattarci come indicato nella sezione Contatti di seguito per richiedere assistenza.
• Potete chiederci di cancellare i vostri dati di contatto e altre informazioni dal nostro database dei contatti. Si prega di notare, tuttavia, che potremmo aver bisogno di conservare alcune informazioni per scopi di registrazione, per completare le transazioni o per conformarci ai nostri obblighi legali o ai regolamenti sulle sovvenzioni dell'UE.
• Se non si desidera più utilizzare i propri account su Basecamp o TravelPerk, è possibile disattivare il proprio account, se tale impostazione è disponibile nelle impostazioni del proprio account. Altrimenti, contattate la segreteria IMPEL che provvederà a farlo per voi.
• L'utente può scegliere di non ricevere più la nostra e-newsletter IMPEL utilizzando il link di annullamento dell'iscrizione presente in ogni e-mail, aggiornando le proprie preferenze di posta elettronica.
• I servizi non sono rivolti a persone di età inferiore ai 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da minori di 16 anni. Se veniamo a conoscenza del fatto che un minore di 16 anni ci ha fornito informazioni personali, prenderemo le misure necessarie per cancellare tali informazioni.
• Potremmo cambiare questa politica sulla privacy di tanto in tanto. Pubblicheremo qualsiasi modifica all'informativa sulla privacy su questa pagina. Conserveremo anche le versioni precedenti di questa politica sulla privacy in un archivio per la vostra revisione. Vi invitiamo a rivedere la nostra politica sulla privacy regolarmente e ogni volta che utilizzate i servizi per rimanere informati sulle nostre pratiche di informazione e sui modi in cui potete contribuire a proteggere la vostra privacy. Se non siete d'accordo con le modifiche apportate alla presente informativa sulla privacy, dovrete interrompere l'utilizzo dei servizi e disattivare il vostro account e i vostri dati, come indicato in precedenza.

6. Come contattarci

Potete esercitare i vostri diritti di accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione e/o opposizione al trattamento agli indirizzi postali e di posta elettronica specificati. In caso di domande o dubbi sulle modalità di trattamento dei vostri dati, siete pregati di rivolgervi a:

Segreteria IMPEL
Email: info@impel.eu
Indirizzo: Chemin des deux maisons 73, box 3
1200, Bruxelles
Belgio