Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen yrityksen vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmien avulla

Hankkeen kuvaus ja tavoitteet

Monissa maissa teollisuusyrityksiä valvovat viranomaiset, jotka tekevät säännöllisesti tarkastuksia laitospaikoilla ja muita “perinteisiä” vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia, kuten päästöraporttien arviointia. Mutta kuinka tehokkaita ja tulossuuntautuneita nämä valvontatoimet ovat sen suhteen, miten hyvin ympäristölainsäädäntöä noudatetaan tai miten hyvin ympäristönsuojelun taso on parempi kuin vaatimusten noudattaminen?
Viimeiset IMPEL-hankkeet ovat osoittaneet, että yritysten kyky hallita riskejään johtamisjärjestelmien avulla voi lisätä merkittävästi julkisen valvonnan vaikuttavuutta ja tehokkuutta, jos sitä hyödynnetään älykkäästi. Tämä näyttää pitävän erityisen hyvin paikkansa suhteellisen suurissa ja monimutkaisissa yrityksissä, joiden prosessit ovat mahdollisesti riskialttiita ympäristölle. On varsin vahvoja viitteitä siitä, että jos valvonnassa käytetään ympäristöjärjestelmiä/järjestelmiä oikeissa olosuhteissa ja sopivalla tavalla, voidaan saavuttaa seuraavat kaksi tavoitetta:

1. Valvontaa voidaan tehokkaasti mukauttaa yrityksen saavuttaman vaatimustenmukaisuuden tason mukaan, jos tätä tasoa tukevat EU:n jäsenvaltioiden toimivaltaisten valvontaviranomaisten saatavilla olevat empiiriseen näyttöön perustuvat tiedot vaatimustenmukaisuuden tasosta.
Mitä?
2. Strategioita ja keinoja, joilla yrityksiä kannustetaan parantamaan säännösten noudattamista ja riskienhallintaa rakenteellisesti ja kestävästi.

Vaihe I

Ensimmäinen hanke alkoi vuonna 2011. Tulokset ovat tulosta tutkimuksesta, joka koski kansainvälisiä mahdollisuuksia ja oppimista vaatimustenmukaisuuden varmistamisesta yritysten vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmien (CMS) avulla. Yritysten CMS-järjestelmät määritellään yrityksen sisäisiksi valvontajärjestelmiksi, joiden tavoitteena on nimenomaisesti varmistaa kaikkien asiaankuuluvien lupa- ja muiden oikeudellisten vaatimusten noudattaminen ja jotka sisältävät erityisiä säännöksiä niiden noudattamisen varmistamiseksi. Raportissa kiinnitettiin erityistä huomiota CMS-, EMAS- ja ISO 14001 -järjestelmästandardeihin. EMAS perustuu EU:n asetukseen 1221/2009.
Hankkeen tavoitteet olivat:

1. Vaihtaa tietoa ja kokemuksia yritysten CMS-järjestelmien käytöstä työkaluna lainsäädännön
   mukaisuuden varmistamisessa ja hyvien käytäntöjen tunnistamisessa;
2. Tunnistaa sopivien CMS-järjestelmien kriteerit;
3. selvitetään mahdollisia tapoja yhdistää CMS-järjestelmät lupamenettelyihin ja valvontaan.

Hankkeen osallistujien keskuudessa vallitsee vahva yksimielisyys siitä, että käyttämällä älykkäästi hyväksi yritysten kykyä hallita riskejään hallintajärjestelmien avulla voidaan merkittävästi lisätä julkisen valvonnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Tämä näyttää pitävän erityisesti paikkansa suhteellisen suurissa ja
monimutkaisissa yrityksissä, joiden prosessit ovat mahdollisesti riskialttiita ympäristölle. On varsin vahvoja
viitteitä siitä, että jos valvonnassa käytetään CMS-järjestelmiä oikeissa olosuhteissa ja sopivalla tavalla, voidaan saavuttaa seuraavat kaksi tavoitetta:

• Valvonta voidaan tehokkaasti sovittaa yrityksen saavuttamaan valvontatasoon
  ja;
• Yrityksiä kannustetaan parantamaan säännösten noudattamista ja riskienhallintaa
  rakenteellisella ja kestävällä tavalla.

Vaihe II

Toisen vaiheen lähtökohtana on kyseisen hankkeen tärkein johtopäätös, jonka mukaan yritysten kyky hallita riskejään johtamisjärjestelmien avulla voi edistää merkittävästi julkisen valvonnan vaikuttavuutta ja tehokkuutta. Tämä näyttää pitävän erityisesti paikkansa suhteellisen suurissa ja monimutkaisissa yrityksissä, joiden prosessit ovat mahdollisesti riskialttiita ympäristölle. On varsin vahvoja viitteitä siitä, että jos valvonnassa käytetään CMS-järjestelmiä oikeissa olosuhteissa ja sopivalla tavalla, voidaan saavuttaa seuraavat kaksi tavoitetta:

1. Valvonta voidaan tehokkaasti sovittaa yrityksen saavuttamaan valvontatasoon ja;
.
2. Yrityksiä kannustetaan parantamaan säännösten noudattamista ja riskienhallintaa rakenteellisesti ja kestävällä tavalla.

Hankkeen tavoitteena on vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Miten arvioimme suorituskykyä tehokkaan CMS:n standardikriteereillä (mukaan lukien faktatuotos)?
Miten arvioimme suorituskykyä tehokkaan CMS:n standardikriteereillä (mukaan lukien faktatuotos)?
• Miten annamme mittarin CMS:n luotettavuuden tasolle?
• Miten eriytämme toimintamme CMS:ien havaittujen erojen seurauksena?
Miten erotamme toimintamme?

Hankkeessa käsitellään valvonnan kokonaisvaltaista lähestymistapaa, jossa (a) määritellään vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmä, (b) mukautetaan valvonnan laatua ja määrää sen mukaisesti ja (c) hienosäädetään täytäntöönpano- ja seuraamusstrategiaa.

Vaihe III

Yhtiöiden vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmien avulla tapahtuvaa vaatimustenmukaisuuden varmistamista koskevissa aiemmissa IMPEL-hankkeissa (2011, 2013-2014) selvitettiin, millä edellytyksillä EMAS-järjestelmän kaltaiset ympäristöjärjestelmät voivat johtaa parempaan vaatimustenmukaisuuteen ja parempaan ympäristönsuojelun tasoon. Vuonna 2014 laaditaan CMS-järjestelmän valvontaa koskevat ohjeet. Ohjeet ovat käytännön (digitaalinen) työkalu / vuokaavio valvojalle ja tarkastusviranomaiselle, joka auttaa heitä päättämään, milloin ja miten CMS-valvontaa voidaan soveltaa. Taustatietoa tämän työkalun käytöstä ja koko hankkeen tuloksista on esitetty raportissa Compliance assurance through Company Compliance/ Environmental Management Systems (CMS).

Seurantaan liittyvät tiedostot/tiedot

• Hankkeen tiivistelmä: Sertifioinnin mallintaminen julkisen valvonnan vuorovaikutus
.