Politik om beskyttelse af personlige oplysninger

Din fortrolighed er vigtig for os, og det samme gælder gennemsigtighed om, hvordan vi indsamler, bruger og deler oplysninger om dig. Denne politik har til formål at hjælpe dig med at forstå:

1. Hvilke oplysninger vi indsamler om dig
2. Hvorfor og med hvilken bemyndigelse vi indsamler oplysninger
3. Hvordan vi deler de oplysninger, vi indsamler
4. Hvordan vi opbevarer og sikrer de oplysninger, vi indsamler
5. Hvordan du kan få adgang til og kontrollere dine oplysninger
6. Hvordan du kontakter os

Denne privatlivspolitik dækker de oplysninger, vi indsamler om dig, når du bliver medlem af IMPEL, deltager i vores projekter eller på anden måde interagerer med os (f.eks. ved at deltage i vores arrangementer eller ved at modtage vores nyhedsbrev).

IMPEL er en nonprofitorganisation med juridisk hjemsted i Bruxelles, Belgien. Dens medlemmer er statslige organisationer, og følgelig er dens ansatte medlemmer. Et af IMPEL's hovedformål er at lette samarbejdet og kommunikationen mellem dens medlemsorganisationer og medlemmer med henblik på at udveksle oplysninger og erfaringer.

Denne politik forklarer også dine valgmuligheder med hensyn til, hvordan vi bruger oplysninger om dig. Dine valgmuligheder omfatter, hvordan du kan gøre indsigelse mod visse anvendelser af oplysninger om dig, og hvordan du kan få adgang til og opdatere visse oplysninger om dig. Hvis du ikke er enig i denne politik, må du ikke få adgang til eller bruge vores tjenester eller interagere med andre aspekter af vores netværk.

1.Vi indsamler følgende oplysninger om dig, når du giver os dem (f.eks. når du tilmelder dig et møde, eller når du deltager i et projekt):

• Fuldt navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer(r)
• Jobbetegnelse
• Køn
• Detaljer om den organisation, du arbejder for

I nogle tilfælde anmodes der om yderligere oplysninger:

• Bankkontonummer i tilfælde af refusionskrav
• ID- eller pasoplysninger og fødselsdato i tilfælde af rejseansøgninger
• Profilbilleder på din Basecamp-profil (ikke obligatorisk)
• Faktureringsoplysninger fra vores medlemsorganisationer
• Underskrifter på deltagerlisten (regnskabskrav)

Denne hjemmeside bruger Google Analytics til at analysere, hvordan brugerne bruger hjemmesiden. Disse værktøjer bruger ‘cookies’, som er tekstfiler, der placeres på din computer, til at indsamle standard internetlogoplysninger og oplysninger om besøgsadfærd i anonymiseret form. Vi har ikke godkendt, at de oplysninger, der genereres af cookien om din brug af hjemmesiden (herunder din IP-adresse), overføres til andre Google-tjenester eller leverandører. Vi vil aldrig (og vil ikke tillade nogen tredjepart) bruge det statistiske analyseværktøj til at spore eller indsamle personligt identificerbare oplysninger om besøgende på vores websted. Din IP-adresse kan blive indsamlet, når du udfylder et SurveyMonkey-spørgeskema. En IP-adresse kan kun knyttes til en computer og ikke til en bruger. Dette er ikke en standardfunktion. Du har mulighed for at acceptere eller afvise cookies ved at ændre indstillingerne i din browser.

2. Nedenfor er de specifikke formål, som vi bruger de oplysninger, vi indsamler om dig:

• For at informere dig om vores arbejde og aktiviteter og om relevante udviklinger, der kan have indflydelse på dit arbejde
• For at lette udveksling og deling af oplysninger mellem vores medlemmer og partnerorganisationer
• At tage sig af logistikken i forbindelse med vores møder og arrangementer (f.eks. fly- og hotelbookinger*)
• At sende dig IMPEL-nyhedsbreve
• For at lette kommunikationen inden for et projektområde på Basecamp
• Til betalingsformål

*Ved tilmelding til et IMPEL-møde accepterer du, at personoplysninger videregives til tredjeparter eller lande uden for EØS til sikkerhedsformål i forbindelse med arrangementer samt rejse- og indkvarteringsbookinger. Tjenester uden for EØS giver garantier for databeskyttelse via Privacy Shield i USA.

Grunden til, at vi indsamler oplysninger, er samtykke til ugentlige IMPEL-nyhedsbreve og berettiget interesse for alle oplysninger, der indsamles med henblik på deltagelse i IMPEL-aktiviteter. Dine oplysninger vil blive opbevaret, mens du deltager i projekter og i op til 7 år derefter, afhængigt af den type oplysninger, der indsamles. Du kan finde flere oplysninger i IMPEL's politik for opbevaring og revision af data, som deles med medlemmerne på Basecamp.

3. Hvordan vi deler de oplysninger, vi indsamler

Først og fremmest er IMPEL et netværk – hvilket betyder, at vi betragter det som vores kerneopgave at lette kommunikationen mellem vores medlemmer som vores kerneopgave. Vi gør brug af samarbejdsværktøjer, og vi ønsker, at de skal fungere godt for dig. Vi deler kun oplysninger, som vi indsamler om dig, på de måder, der er beskrevet nedenfor.

• Deling af kontaktoplysninger med vores medlemmer og organisation til samarbejdsformål
  Til samarbejdsformål deles dine grundlæggende kontaktoplysninger med andre medlemmer inden for IMPEL-netværket; f.eks. for at deltage i et projekt, for at deltage i et arrangement eller for at udfylde et spørgeskema.
• Billeder
  Under IMPEL-arrangementer og -projekter tages der billeder. Disse fotos kan bruges til IMPEL-webstedet eller e-nyhedsbrevet eller til rapporteringsformål. Hvis du ikke er indforstået med dette, bedes du give os besked.
• Deling med tilknyttede partnerorganisationer
  IMPEL har underskrevet MoU’s med partnernetværk, som ENPE og Envicrimenet. Kun dine kontaktoplysninger kan blive delt med dem i tilfælde af fælles aktiviteter under paraplyen af disse samarbejdsaftaler eller for at dele nyheder og udviklinger fra disse netværk.
• Tredjeparter
  Vi samarbejder med tredjepartstjenesteudbydere for at levere hjemmeside- og applikationsudvikling, hosting, vedligeholdelse, backup, lagring, virtuel infrastruktur, betalingsbehandling, analyse og andre tjenester for os, hvilket kan kræve, at de får adgang til eller bruger oplysninger om dig. Hvis en tjenesteudbyder har brug for at få adgang til oplysninger om dig for at udføre tjenester på vores vegne, gør de det efter nøje instrukser fra os, herunder politikker og procedurer, der er designet til at beskytte dine oplysninger.

Tredjepartskonti:

• Basecamp
• TravelPerk

Anvendelse af tredjepartstjenesteudbydere:

• Onedrive
• SurveyMonkey
• Mailchimp
• Azavista
• Google-formularer

Alle disse tredjepartsudbydere har deres egne private politikerklæringer offentliggjort.

Links til tredjepartswebsteder: Nogle oplysninger kan indeholde links, der leder dig til andre websteder eller tjenester, hvis praksis for beskyttelse af personlige oplysninger kan afvige fra vores. Hvis du indsender oplysninger til et af disse tredjepartswebsteder, er dine oplysninger omfattet af deres privatlivspolitikker, ikke af denne. Vi opfordrer dig til omhyggeligt at læse fortrolighedspolitikken for ethvert websted, du besøger.

Social Media Widgets: Visse oplysninger kan indeholde links, der leder dig videre til andre websteder eller tjenester, hvis praksis for beskyttelse af personlige oplysninger kan afvige fra vores. Din brug af og alle oplysninger, som du sender til disse tredjepartswebsteder, er underlagt deres privatlivspolitikker, ikke denne.

Widgets fra tredjepart: Nogle af vores tjenester indeholder widgets og funktioner til sociale medier, såsom Twitter “tweet” knappen eller Facebook share-knappen. Dine interaktioner med disse funktioner er underlagt privatlivspolitikken for den virksomhed, der leverer dem.

Vores websted tilbyder valgfrit brugen af Tawk.to (en live chat-software fra Tawk.to ltd). Via et plugin er chatten integreret i hjemmesidens kildekode. Ved at bruge chatten bruger du automatisk Tawk.to's tjenester. De indsamlede data omfatter: Tawk.t.s chat-historik, IP-adresse på chat-tidspunktet og oprindelsesland. Disse data deles ikke med tredjeparter og bruges kun til beskyttelse og intern statistik. Ved at bruge chatten accepterer du at være bundet af dette. De data, der indsamles med Tawk.to-teknologier, bruges ikke til at identificere den besøgende på dette websted personligt. De gemmes ikke og slettes efter chatten. For formålet med og omfanget af dataindsamlingen og Tawk.to's videre behandling og brug af dataene samt dine rettigheder i denne henseende og indstillingsmuligheder til beskyttelse af dit privatliv henvises til Tawk.to's privatlivspolitik: https://www.tawk.to/privacy-policy/

4. Hvordan vi opbevarer og sikrer de oplysninger, vi indsamler

• Cloud-lagring
  IMPEL bruger følgende tjenester til cloud-lagring: Onedrive, Google drive og Basecamp.
  IMPEL bruger et SSL-certifikat til kryptering.
• Hvor længe vi opbevarer oplysninger
  Hvor længe vi opbevarer oplysninger, vi indsamler om dig, afhænger af typen af oplysninger, som beskrevet nærmere nedenfor. Efter denne tid vil vi enten slette dine oplysninger eller, hvis dette ikke er muligt (f.eks. fordi oplysningerne er blevet gemt i backup-arkiver), så vil vi opbevare dine oplysninger sikkert og isolere dem fra yderligere brug, indtil sletning er mulig.
• Informationer, du deler
  Hvis din konto deaktiveres eller deaktiveres, vil nogle af dine oplysninger og det indhold, du har givet, forblive for at give dine teammedlemmer eller andre brugere mulighed for at gøre fuld brug af tjenesterne. Vi fortsætter f.eks. med at vise meddelelser, som du har sendt via Basecamp.

5. Sådan får du adgang til og kontrol over dine oplysninger

Du har visse valgmuligheder, når det drejer sig om dine oplysninger. Nedenfor er en oversigt over disse valgmuligheder, hvordan du kan udøve dem og eventuelle begrænsninger:

• Du har ret til at anmode om en kopi af dine oplysninger, til at gøre indsigelse mod vores brug af dine oplysninger, til at anmode om sletning eller begrænsning af dine oplysninger eller til at anmode om dine oplysninger i et struktureret, elektronisk format. Nedenfor beskriver vi de værktøjer og processer, der er nødvendige for at fremsætte disse anmodninger. For alle andre anmodninger kan du kontakte os som angivet i afsnittet Kontakt os nedenfor for at anmode om hjælp.
• Du kan bede os om at slette dine kontaktoplysninger og andre oplysninger fra vores kontaktdatabase. Bemærk dog, at vi kan være nødt til at opbevare visse oplysninger af hensyn til registrering, for at gennemføre transaktioner eller for at overholde vores juridiske forpligtelser eller EU's tilskudsregler.
• Hvis du ikke længere ønsker at bruge dine konti på Basecamp eller TravelPerk, kan du deaktivere din egen konto, hvis denne indstilling er tilgængelig for dig i dine kontoindstillinger. Ellers kan du kontakte IMPEL-sekretariatet, så vil de gøre det for dig.
• Du kan fravælge at modtage vores IMPEL e-nyhedsbrev fra os ved at bruge afmeldingslinket i hver e-mail og opdatere dine e-mailpræferencer.
• Tjenesterne er ikke rettet mod personer under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst personlige oplysninger fra børn under 16 år. Hvis vi bliver opmærksomme på, at et barn under 16 år har givet os personlige oplysninger, vil vi tage skridt til at slette sådanne oplysninger.
• Vi kan ændre denne privatlivspolitik fra tid til anden. Vi vil offentliggøre eventuelle ændringer af privatlivspolitikken på denne side. Vi vil også opbevare tidligere versioner af denne privatlivspolitik i et arkiv, så du kan se dem. Vi opfordrer dig til at gennemgå vores privatlivspolitik, regelmæssigt og hver gang du bruger tjenesterne for at holde dig informeret om vores informationspraksis og de måder, du kan hjælpe med at beskytte dit privatliv på. Hvis du er uenig i ændringer af denne privatlivspolitik, skal du stoppe med at bruge tjenesterne og deaktivere din(e) konto(er) og data, som beskrevet ovenfor.

6. Sådan kontakter du os

Du kan udøve dine rettigheder til adgang, berigtigelse, sletning, portabilitet, begrænsning og/eller indsigelse mod behandlingen på de angivne post- og e-mailadresser. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om, hvordan dine oplysninger behandles, bedes du rette din henvendelse til:

IMPEL-sekretariatet
E-mail: info@impel.eu
Adresse: info@impel.eu
Chemin des deux maisons 73, box 3
1200, Bruxelles
Belgien